هرآنچه که باید درباره مدیریت پروژه بدانید

احتمالا اگر شما هم در حوزه های نرم افزاری فعالیت کرده اید درباره موفقیت یا عدم موفقیت پروژه های مختلف زیاد شنیده اید. عوامل مختلفی می توانند روی این موضوع تاثیرگذار باشند که یکی از مهمترین آنها مدیریت پروژه است. البته در کنار مدیریت می توان عوامل دیگری از جمله کمبود منابع و بودجه، رهبری نامناسب، عدم هدایت درست تیم و ... را نیز اضافه کرد. در ادامه این مطلب ابتدا شما تعریفی دقیق از مدیریت پروژه را مطالعه خواهید کرد و در ادامه رویکردهای گام به گامی که برای مدیریت یک پروژه مورد نیاز است را مشاهده خواهید کرد که مطالعه آنها می تواند برای افرادی که علاقه مند به این حوزه هستند بسیار مفید و کاربردی باشد.

آشنایی با مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در واقع به عنوان رشته ای شناخته می شود که شامل شروع، برنامه ریزی، اجرا و کنترل کار تیمی که شامل مجموعه ای از افراد است برای دستیابی به یک هدف یا مجموعه ای از اهداف خاص می باشد. این اهداف می توانند شامل توسعه یا تولید محصولات جدید، ارائه خدمات منحصر به فرد یا بهبود برخی از ویژگی های مهم در یک محصول یا خدمات باشند. از طریق این فیلد فعالیت ها با استفاده از ابزارهای مختلف مدیریتی در پروژه کنترل می شوند. به همین علت نیز یک مدیر پروژه باید دارای اطلاعات کاملی درباره روانشناسی، مجموعه دانش مورد نیاز برای کار کردن با این ابزارها و همینطور مهارت های تجربی برای کار کردن با این ابزارها باشد. هدف اصلی از این فیلد خاص در هر پروژه ای اطمینان از دستیابی به اهداف خاص بیان شده در ابتدای این بخش با توجه به برخی از محدودیت های مربوط به مشتری است.

نکات مهمی که باید درباره این فیلد بدانید

اکثر پروژه ها به صورت موقتی تعریف می شوند. آنها دارای یک نقطه شروع و پایان مشخص هستند. تعریفی که در بخش قبلی بیان کردیم می تواند به خوبی تفاوت میان مدیریت پروژه و مدیریت نرم افزار را به شما نشان دهد چرا که مدیریت یک نرم افزار می تواند به صورت طولانی مدت و حتی دائمی باشد. یک مدیر پروژه حتما باید روی یک پروژه تمرکز داشته باشد در حالی که یک مدیر نرم افزار می تواند روی چندین پروژه مرتبط با نرم افزار نیز مدیریت و نظارت داشته باشد. در زمان تعریف مدیر پروژه حتما باید به تعریف پروژه نیز دقت کافی داشته باشید. عملیات ها و فرایندهای عادی یک شرکت جز پروژه به شمار نمی آیند. به عنوان مثال در یک شرکت یا کسب و کار تولیدی روند قرار دادن منابع برای تولید محصولات جدید به عنوان یک پروژه شناخته نمی شود و در نتیجه نیازی به مدیریت و نظارت روی پروژه نیز نخواهد داشت. این در حالی است که اگر مدیریت تصمیم بگیرد که یک فرایند تجاری جدید برای ایجاد مجموعه جدید دیگری از محصولات را طراحی کند به چنین مدیریتی نیاز پیدا خواهد کرد.

یک مدیر پروژه چه مواردی را مدیریت می کند؟

به طور کلی اجزای یک پروژه که حتما باید در مدیریت پروژه به آن توجه شود و مورد نظارت قرار گیرد شامل موارد زیر هستند:

-          محدوده پروژه: اشاره دارد به اندازه و ابعاد پروژه و در واقع بیانگر اهداف مورد انتظار درباره پروژه است. به عبارت دیگر می توان گفت نیازمندی های یک پروژه را به طور کامل تعریف می کند.

-          منابع: شامل افراد یا نیروی انسانی مورد نیاز برای انجام یک پروژه بوده و البته ابزارها و تجهیزات مورد نیاز برای انجام پروژه را نیز مشخص می کند.

-          زمان: شامل مدت زمان لازم برای انجام کامل وظایف، طی کردن مسیرهای بحرانی که ممکن است در طی پروژه به وجود بیایند، ساخت نرم افزار و ... می باشد.

-          هزینه: نشان دهنده میزان هزینه مورد نیاز برای انجام پروژه و برآورد تمام مخارج و سود حاصل از پروژه است.

قدم ها و رویکردهای موجود در مدیریت پروژه

اولین قدمی که در مدیریت پروژه باید بردارید برنامه ریزی برای پروژه ای است که در دست دارید. در این مرحله شما باید پیش بینی کاملی از هزینه ها و منابع مورد نیاز برای انجام پروژه داشته باشید. خروجی حاصل از برنامه ریزی برای پروژه یک طرح کامل است که توسط مدیر پروژه ارائه می شود و در آن شرح تمام وظایف، فعالیت ها، وابستگی ها و بازه های زمانی مورد نیاز برای انجام هر فعالیت ذکر شده است. گام دوم از مدیریت پروژه تعیین کردن اهدافی است که در راستای پروژه وجود دارند. شما در این مرحله باید مشخص کنید که آیا انجام این پروژه می تواند نیازمندی های مشتری یا سایر ذینفعان پروژه را به طور کامل برطرف کند یا خیر؟ در گام بعدی شما باید مواردی که در بازه های زمانی مشخص باید تحویل داده شوند را به عنوان مدیر پروژه مشخص کنید. گاهی اوقات در طول یک پروژه نیاز است تا شما بتوانید مواردی که توسط مشتری مشخص می شوند را حتما در زمان مشخص شده تحویل دهید. پس برنامه ریزی شما باید شامل این موارد نیز باشد.

زمان بندی مناسب و طراحی پلن های جایگزین

زمانی که زمانبندی کلی پروژه را به عنوان مدیر پروژه مشخص کردید باید یک برنامه ریزی دقیق تر و جزئی تر را نیز در این زمینه داشته باشید و در مدیریت پروژه مشخص کنید که هر فعالیتی دقیقا در چه تاریخی باید تحویل داده شود تا کل پروژه در زمان مشخص شده تحویل داده شود. دقت داشته باشید که در این بخش نباید ضرب الاجل های خیلی فشرده مشخص کنید چرا که اعضای تیم شما ممکن است به میزان زیادی تحت فشار قرار گیرند و همین عامل نیز روی کیفیت و نتیجه پروژه تاثیر منفی داشته باشد. یک نکته مهم دیگر که در مدیریت پروژه باید به آن دقت داشته باشید داشتن طرح های پشتیبان است. طراحی که شما برای پروژه ارائه می دهید ممکن است مستقل باشد ولی شما حداقل باید یک یا دو طرح پشتیبان داشته باشید که در صورت شکست خوردن طرح اصلی که داده اید بتوانید از آنها به عنوان طرح جایگزین استفاده کنید.

نکات پایانی درباره مدیر پروژه و مدیریت پروژه

در هر پروژه اعضای مختلفی کار می کنند و وظایفی را بر عهده دارند ولی شخصیت اصلی مدیر پروژه است که اصلی ترین وظیفه آن نیز مدیریت پروژه می باشد. هر تیمی هرچه هم که دارای اعضای با استعدادی باشد در صورتی که یک مدیر پروژه موفق نداشته باشد نمی تواند به موفقیت برسد و پروژه های خود را با موفقیت به سرانجام برساند. به همین علت نیز تمام تیم ها به یک مدیر پروژه موفق نیاز دارند.